La réponse à la question dépend de plusieurs facteurs. Si l’entreprise que vous vous trouvez génère une grande quantité de documents, la réponse à la question Peut être différent de ce que vous n’étiez qu’une petite entreprise avec une quantité minimale de documents générés au quotidien.
Si vous travaillez avec une grande quantité de paperasse, vous risquez peut-être d’acheter vos propres toners et imprimantes plutôt que de les louer. Vous voudrez choisir un copieur qui a suffisamment de capacité pour gérer le volume de papier que vous prévoyez de produire.
Lorsque vous recherchez un toner pour votre copieur, vous devez également déterminer la quantité d’utilisation que vous allez avoir pour cela. L’achat d’une cartouche de toner trop petite pour répondre aux besoins de votre bureau gaspillera de l’argent et que vous pourriez finir de remplacer le toner plus souvent que nécessaire. Vous devez également vous assurer que vous n’avez pas à remplir votre cartouche de toner plus d’une fois tous les quelques mois. Une imprimante et une cartouche de toner correctement soignée dureront depuis de nombreuses années, mais vous pouvez raccourcir la durée de vie de l’équipement en ne prenant pas de soins appropriés. Suite à ces étapes de maintenance simples vous aidera à réduire le coût du maintien de votre imprimante de bureau et de vos fournitures de toner.
Les cartouches de toner et les imprimantes à jet d’encre peuvent être trouvées dans de nombreux magasins de fournitures de bureau et magasins de détail. Vous pouvez souvent trouver d’excellents offres sur l’une ou l’autre marque en faisant simplement une recherche sur Internet. De nombreuses entreprises offrent des réductions sur de grandes commandes de cartouches d’imprimante ou de copieurs. Vous pouvez donc essayer de trouver un code de coupon ou un code promotionnel qui peut vous faire économiser de l’argent. Si vous avez des problèmes déterminant quel type d’imprimante ou de copieur à acheter, vous pouvez accéder à une imprimante en ligne ou à un magasin de toner. Dans la plupart de ces magasins, vous pouvez obtenir les réponses à vos questions gratuitement et comparer les différentes marques d’imprimantes et de toners qu’ils offrent.
Lorsque vous décidez d’une marque spécifique, vous devez également consulter les types d’imprimantes disponibles à partir de cette marque particulière. Si vous avez une entreprise qui fait beaucoup d’impression, vous voudrez peut-être examiner une flotte de machines. De nombreuses entreprises offrent ce type de service et vous pouvez les louer pendant une période donnée. Cela vous permettra d’utiliser les machines aussi longtemps que nécessaire et d’économiser de l’argent sur le coût de l’achat des machines, car vous n’aurez pas à payer pour les sortir de la poche. D’autre part, si vous n’avez pas beaucoup de travail qui nécessite une image de haute qualité chaque jour, il peut être plus économique que vous achetez votre propre machine. Vous pouvez également essayer d’examiner des options de location différentes que les entreprises offrent, telles que des garanties et la durée du contrat de location.
Lorsque vous louez des imprimantes, cela vous aidera à économiser de l’argent sur la vie du contrat de location. Toutefois, si vous avez besoin d’une nouvelle imprimante très bientôt, vous voudrez peut-être envisager d’acheter une nouvelle machine au lieu de la localiser un. La meilleure façon de déterminer lequel vous convient le mieux, c’est de la tester et de voir si cela fonctionne bien pour vos besoins d’impression avant de prendre une contrat de location. De nombreuses entreprises vous aideront à configurer une imprimante avec votre ordinateur si vous signerez une offre de location, vous pouvez donc la tester et savoir s’il s’agit de ce dont vous avez besoin.
Certaines entreprises préfèrent acheter leurs imprimantes plutôt que de signer un bail à long terme. Si vous recherchez une entreprise qui a travaillé pendant un moment, vous en trouverez probablement une qui vous permettra de contraindre une imprimante à long terme sans vous y rendre supplémentaire. Ces sociétés factureront également des frais mensuels inférieurs à la moyenne pour le contrat de location. Cela vous fera donc économiser beaucoup d’argent à long terme. Il peut prendre plusieurs mois pour trouver une entreprise comme celle-ci, mais cela vaut le temps passé à chercher.
Si vous avez votre propre imprimante, vous ne pourrez peut-être pas vous permettre l’une de ces machines de ligne. Cependant, de nombreuses options abordables sont encore très efficaces. Recherchez une entreprise qui peut vous donner le type de qualité et d’efficacité dont vous avez besoin pour un prix raisonnable. Il existe de nombreuses entreprises en ligne qui peuvent vous donner une citation sur le type de machines que vous pouvez obtenir, ainsi que le prix qu’ils factureront. Cela peut vous aider à prendre la meilleure décision pour vos besoins d’impression.
La prochaine fois que votre entreprise aura besoin d’imprimantes ou de copieurs, vous devrez sans aucun doute prendre une décision avec laquelle de nombreuses entreprises ont du mal.
Les avantages de la location d’une imprimante
- Le leasing maintient votre équipement à jour. Les copieurs et les imprimantes finissent par devenir obsolètes. Avec un crédit-bail, vous transférez la charge financière de l’obsolescence à la société de location de matériel.
Par exemple, disons que vous avez un bail de deux ans sur une photocopieuse. Après l’expiration de ce bail, vous êtes libre de louer tout équipement plus récent, plus rapide et moins cher. (C’est aussi une raison pour laquelle ma femme préfère louer ses voitures.) En fait, 65 pour cent des personnes interrogées ont déclaré que la possibilité d’avoir l’équipement le plus récent était le principal avantage perçu de la location. - Connaissez vos dépenses mensuelles. Avec un bail, vous avez un coût mensuel prédéterminé, ce qui peut vous aider à mieux budgétiser.
- Aucun acompte. De nombreuses petites entreprises ont des problèmes de trésorerie et doivent garder leur trésorerie disponible pour les aider à développer leur activité. Les baux nécessitent rarement un acompte, vous pouvez donc acquérir de nouveaux équipements sans puiser dans les fonds dont vous avez grand besoin.
- Tenez-vous au courant de votre concurrence. Le crédit-bail peut permettre à votre petite entreprise d’acquérir une technologie sophistiquée qui pourrait être autrement inabordable. Le résultat : vous êtes mieux à même de suivre vos concurrents plus importants sans épuiser vos ressources financières.
Les défis de la location d’une imprimante
- Vous paierez plus à long terme. En fin de compte, la location est presque toujours plus chère que l’achat. Par exemple, un copieur de 3500 € coûterait généralement un total de 4000 € s’il était loué pour trois ans à 50 € par mois, mais seulement 3500 € (plus les taxes de vente) s’il était acheté directement.
- Vous devez continuer à payer même si vous arrêtez d’utiliser l’équipement. Selon les conditions de location, vous devrez peut-être effectuer des paiements pour toute la période de location, même si vous n’avez plus besoin de l’équipement, ce qui peut arriver si votre entreprise change.
Les avantages d’acheter une imprimante
- Il est si facile. L’achat de matériel est simple. Vous décidez de ce dont vous avez besoin, puis allez l’acheter. Cependant, lorsque vous louez du matériel, vous devrez remplir des documents et fournir des informations financières détaillées et mises à jour à la société de location. Vous devrez peut-être également partager comment et où l’équipement loué sera utilisé.
De plus, les conditions de location peuvent être compliquées à négocier, et si vous ne négociez pas correctement, vous pourriez finir par payer plus que vous n’auriez dû ou recevoir des conditions défavorables. - C’est vous qui décidez de l’entretien. Les contrats de location d’équipement vous obligent souvent à entretenir l’équipement conformément aux spécifications de la société de location, ce qui peut coûter cher. Lorsque vous achetez l’équipement directement, vous déterminez vous-même le calendrier d’entretien.
Les défis de l’achat d’une imprimante
- Le coût initial de l’équipement nécessaire peut être trop élevé. Votre entreprise devra peut-être bloquer des lignes de crédit ou débourser une somme considérable pour acquérir l’équipement dont elle a besoin. Ces lignes de crédit et fonds pourraient être utilisés ailleurs pour le marketing, les mises à niveau informatiques et logicielles , la publicité ou d’autres fonctions susceptibles de contribuer à la croissance de votre entreprise.
- Finalement, vous êtes coincé avec un équipement obsolète. Comme je l’ai mentionné plus tôt, la technologie des copieurs devient obsolète avec le temps. Une petite entreprise en croissance peut avoir besoin d’actualiser sa technologie dans certains domaines tous les 36 à 48 mois. Cela signifie que vous êtes finalement coincé avec du matériel obsolète que vous devez donner, vendre ou recycler.
Posez beaucoup de questions
Peut-être plus important encore, vous allez poser des questions et obtenir des réponses de votre fournisseur et/ou MPS. J’en ai énuméré quelques-uns ci-dessous pour vous aider à démarrer :
- Y a-t-il une option de rachat dans le bail? Vous pouvez avoir le choix entre une option à la juste valeur marchande (JVM) et une option de rachat à 1 $. La juste valeur marchande signifie que vous pouvez acheter l’équipement à la fin du bail pour sa juste valeur marchande, qui peut s’élever à des centaines de dollars.
En revanche, une option de rachat de 1 $ signifie que l’équipement est à vous pour 1 $ à l’expiration du bail. Bien que cela puisse sembler être la meilleure option, gardez à l’esprit que les paiements mensuels sur les baux JVM sont généralement inférieurs à ceux des baux avec rachat de 1 $. Si vous êtes certain de vouloir passer à une nouvelle technologie à l’expiration de votre bail, optez pour l’option JVM. - Quelle est la durée du bail ? Habituellement, les baux pour le matériel informatique durent 36, 48 ou 60 mois. Plus votre bail est long, plus vos mensualités sont réduites. Mais vous êtes également susceptible de payer plus au fil du temps avec un bail plus long.
- Le matériel doit-il être assuré ? Certaines sociétés de crédit-bail exigent que vous assuriez le matériel loué. Si vous ne le faites pas, des frais peuvent être ajoutés à votre paiement mensuel pour couvrir l’assurance.
- Puis-je ajouter au bail? La plupart des sociétés de crédit-bail n’hésitent pas à ajouter de l’équipement à un bail existant. Votre paiement de location sera recalculé en conséquence ; les conditions de location ne changent généralement pas.
- Puis-je résilier le bail plus tôt ? Que se passe-t-il si vous n’avez plus besoin de l’équipement que vous louez ou si vous souhaitez passer à une technologie plus récente plus tôt que prévu ? Renseignez-vous à l’avance si vous pouvez rembourser votre bail par anticipation et s’il y a une pénalité pour remboursement anticipé (et si oui, de combien ?).
En fin de compte, quelques règles simples peuvent vous aider à décider de louer ou d’acheter. Si vos besoins en équipement sont relativement faibles et que vous avez l’argent, ou si vous pouvez obtenir un prêt à faible taux d’intérêt, alors achetez simplement votre équipement. Vous économiserez de l’argent sur le long terme.
Cependant, si vous avez besoin d’une quantité importante d’équipements, tels que 10 à 20 copieurs multifonctions pour votre entreprise, la location peut être une meilleure option. Après tout, pourquoi immobiliser une grosse somme d’argent alors que vous pourriez utiliser cet argent pour créer ou développer votre entreprise ?
Nous nous spécialisons dans l’aide aux entreprises à prendre les meilleures décisions pour leur organisation. Planifiez un appel gratuit et sans pression dès aujourd’hui. Nous vous aiderons à décider si vous devez louer ou acheter, ainsi que d’autres moyens d’optimiser et de sécuriser votre environnement documentaire.
J’espère que vous aurez apprécié cet article. Si vous avez d’autres questions ou souhaitez des renseignements complémentaires, n’hésitez pas à contacter nos experts en impression qui vous aiguilleront au mieux dans le choix de l’imprimante professionnelle la plus adaptée à votre entreprise et son activité par téléphone au +(33)3 62 29 26 90.