Quel que soit le type d’imprimante que vous utilisez pour numériser des documents papier, vous pouvez suivre quelques conseils pour rendre le processus aussi fluide, rapide et efficace que possible. Découvrez nos conseils pour bien réussir la numérisation de vos documents, ce qui permet à votre entreprise d’économiser du temps et de l’argent.
Les avantages de la numérisation des documents
Nombreux sont les avantages de la numérisation, en voici une liste non-exhaustive :
- Partagez facilement des documents
Il est plus facile et rapide de partager des documents numérisés que d’envoyer des documents papier par courrier, par fax ou d’attendre de les remettre en main propre. La numérisation rationalise également le processus de partage de documents, ce qui améliore l’efficacité et la productivité de l’entreprise et de ses collaborateurs. La numérisation offre à de nombreuses personnes et à plusieurs services en fonction des autorisations, d’accéder simultanément et immédiatement, au même document, améliorant ainsi le travail d’équipe.
- Stockez les informations en toute sécurité
La numérisation permet un stockage numérique de façon sécurisée. Certes, les fichiers numériques peuvent être stockés ou sauvegardés sur des serveurs distants disposant de protocoles de haute sécurité (ISO 27001). De plus, contrairement aux documents papier, il n’y a pratiquement aucun risque de perdre vos documents numériques, et vous pouvez les archiver et les gérer de manière hiérarchisée.
- Économisez du temps et de l’argent
Vous pouvez retrouver et utiliser tous les documents numérisés en quelques clics, c’est à dire que vous n’avez plus besoin de perdre du temps à chercher des heures dans des tas de documents. La dématérialisation de vos documents et de vos procédures documentaires optimise votre temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cette gestion dans le cloud vous donne l’opportunité de vous affranchir de votre pièce ou de votre entrepôt dédié au stockage des papiers afin de faire des économies.
Conseils pour une numérisation de documents réussie
1. Choisir un appareil plus compact
Les appareils de capture sont disponibles dans une variété de tailles et de vitesses, allant d’un petit scanner personnel de bureau qui peut numériser jusqu’à 10 pages par minute à des imprimantes multifonctions à grande vitesse qui peuvent numériser à des milliers de pages par heure.
Vous voulez un scanner suffisamment rapide pour faire le travail tout en ayant une certaine capacité restante pour les périodes de pointe. Si la commodité est votre priorité, optez pour une imprimante tout-en-un.
Vitesse : étant donné que les scanners peuvent être coûteux, recherchez un équipement « assez rapide » qui ne vous prendra pas plus de temps que nécessaire.
Format : Si vous devez numériser un grand nombre de cartes d’assurance, de photos ou de documents de format légal, assurez-vous d’avoir le bon équipement.
2. Nettoyer
En plus de vous assurer que le papier est prêt, assurez-vous que le scanner l’est également. Nettoyez la vitre du scanner au moins une fois par mois pour éliminer les taches, la crasse et toute saleté accumulée sur le papier. Nettoyez plus régulièrement si vous numérisez fréquemment.
3. Détecteur de métaux
Assurez-vous d’inspecter et de retirer les trombones et les agrafes. L’un ou l’autre peut endommager votre appareil de numérisation et nécessiter des services de réparation. Si votre papier a été agrafé, séparez les pages – sinon, les pages se colleront plusieurs fois.
4. Le brassage
Si le papier à numériser est trop “propre“, il peut être alimenté plus facilement en double. Éventez le bord de la pile avec votre pouce, comme s’il s’agissait d’un jeu de cartes.
5. Détection multi-alimentation/page vierge
Ce n’est pas un conseil de préparation de document, mais cela améliore la productivité. La plupart des scanners identifieront une double alimentation ou une page vierge, cela vous permettent de localiser et de renumériser le document à double alimentation.
6. Structurez vos documents
Organisez les documents par type de fichier pour faciliter le stockage de groupes de documents au même emplacement. Vous pouvez également ajouter des feuilles séparées par lots avec des codes-barres pour la numérisation de documents dans d’énormes lots de papiers à numériser.
Les lots facilitent également la collecte et le classement ou l’élimination des documents papier.
7. Augmenter votre résolution par défaut
Si la résolution par défaut de votre scanner est de 200 dpi, augmentez-la à au moins 300 dpi. La taille de votre fichier final sera plus grande, mais la qualité des documents produits sera considérablement supérieure.
8. Activer la numérisation couleur
Tirez parti de la fonctionnalité si votre imprimante multifonction dispose d’une capacité de numérisation couleur.
Numériser un document couleur en noir et blanc peut produire des visuels qui ajoutent peu ou pas de valeur au contenu de la page.
9. Vérifier vos résultats
Cela peut sembler évident, mais il est essentiel de revérifier vos documents numérisés. Ainsi de refaire la procédure de numérisation plutôt que d’envoyer un document que personne ne peut lire.
La numérisation de documents peut sembler une tâche facile, mais lorsque vous devez numériser des centaines, voire des milliers de documents , les choses deviennent un peu compliquées. Certes une bonne conduite d’un projet de numérisation reste essentiel pour optimiser sa gestion des documents.
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