La numérisation de documents commerciaux, tels que les contrats et les propositions, et leur envoi par courrier électronique aux clients peuvent réduire vos coûts de papier et les frais de fax longue distance. Que vous possédiez un scanner autonome ou une imprimante tout-en-un, le processus de conversion d’un document au format électronique est similaire pour de nombreux appareils de numérisation. Alors qu’une imprimante de numérisation vers e-mail et la plupart des imprimantes tout-en-un vous permettent de numériser un document directement à partir de l’appareil sans utiliser de logiciel supplémentaire, un logiciel de numérisation spécialisé vous offre plus d’options, notamment la possibilité de sélectionner un format de document et de choisir une résolution. Après avoir créé l’analyse, vous pouvez la joindre directement à un message dans l’email.
Scannez le document
- Nettoyez la surface du lit de numérisation avec un chiffon doux et un nettoyant pour vitres sans traces. Un scanner captera la saleté et les empreintes digitales au cours du processus de numérisation, ce qui peut affecter la qualité de l’image de sortie.
- Ouvrez le couvercle et placez le document face vers le bas sur le plateau de numérisation. Alignez le document en utilisant les marqueurs le long du périmètre de la vitre, puis fermez soigneusement le couvercle.
- Lancez le logiciel de numérisation fourni avec votre scanner. Par exemple, si vous utilisez un scanner ou une imprimante tout-en-un HP, le logiciel sera situé dans le dossier HP.
- Sélectionnez « Document » comme type de numérisation, puis choisissez si vous souhaitez numériser le document en couleur ou en noir et blanc.
- Sélectionnez un format de sortie pour le document numérisé, généralement un type d’image tel que TIFF ou GIF, ou un PDF.
- Choisissez une résolution, si vous y êtes invité, qui produit un fichier de haute qualité tel que 300 dpi. Bien que la sélection d’un dpi plus élevé créera un fichier de plus grande taille, l’image sera plus nette. Cependant, sachez que les fichiers à haute résolution prennent plus de temps à télécharger et à envoyer.
- Cliquez sur le bouton « Scanner ». Une fois le processus de numérisation terminé, cliquez sur « Enregistrer ». Saisissez un nom de fichier pour le document et sélectionnez un dossier de destination, tel que Mes documents. Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Envoyer le document par e-mail
- Ouvrez Windows Live Mail, gmail… et connectez-vous à votre compte.
- Composez un nouveau message en cliquant sur le bouton « Message électronique » dans la barre d’outils d’accueil.
- Saisissez l’adresse e-mail du destinataire, incluez une ligne d’objet, puis saisissez le message que vous souhaitez inclure dans le document joint.
- Cliquez sur le bouton « Joindre un fichier » dans la barre d’outils Message. Naviguez dans vos dossiers dans la boîte de dialogue de l’Explorateur Windows et sélectionnez le document numérisé. Cliquez sur « Ouvrir » pour joindre le fichier à l’e-mail.
- Cliquez sur le bouton « Envoyer ».